Systemintegration möjliggjorde en kostnadseffektiv förvaltning av Preems nya ERP-system

Preem är Sveriges största drivmedelsbolag med 520 tankställen, två raffinaderier, 1500 medarbetare och en omsättning på 90 miljarder 2021. Liksom på många bolag fungerar Preems it-avdelning som en stöttande funktion till hela organisationen. Där jobbar Walter Schyberger som Business Analyst och Quality Assurance Manager.

– Vi har en övergripande digitaliseringsstrategi och en egen förvaltningsmodell som bygger på PM3. För min del är det avgörande att vi utifrån detta har kontroll på våra processer och stödverktyg för att tillhandahålla de system som verksamheten efterfrågar, säger Walter Schyberger.

ReQtest integrationstjänst blev lösningen

En process startade där Preem tillsammans med ReQtest seniora rådgivare tog fram en integration mellan ServiceNow och ReQtest. En lösning som innebär att ett ärende automatiskt skickas till ReQtest efter de granskats i ServiceNow.

– Det har hjälpt oss jättemycket att slippa de manuella processerna och det monotona, tidskrävande arbetet. Numera kan vi hantera och prioritera det som kommer in till ServiceNow med ett knapptryck, säger Walter Schyberger.

En annan fördel som integrationen möjliggjorde var spårbarhet. Innan integrationen fanns det ingen insyn i ärendets status. För att få information var man tvungen att mejla eller prata med den förvaltningsansvarige. En ineffektiv process där information riskerade att hamna mellan stolar.

Med den nya integrationen fick Preem en tvåvägslösning som även skickar tillbaka information från ReQtest till ServiceNow. Kommunikationen mellan verktygen ger en enhetlig och uppdaterad bild av alla ändringsförslag och buggar och ”checkar av” det som åtgärdats. Så att respektive medarbetare kan fokusera på rätt saker, och inte arbeta i silos.

– Från att ett ärende skapas, granskas, prioriteras, kvalitetssäkras genom test för att slutligen gå till produktion, så uppdateras informationen automatiskt till ursprungsärendet i ServiceNow. Så man behöver inte mejla om hur det går. Transparensen gör det enkelt att prioritera rätt, vilket i sin tur leder till en mer kostnadseffektiv förvaltningsstruktur, säger Walter Schyberger.

Walter ser fler fördelar med integrationen, såsom tryggheten i att informationen är korrekt och att han kan jobba datadrivet i sitt beslutsfattande. Allt detta ligger i linje med Preems övergripande digitaliseringsstrategi, som fokuserar på helhet, effektivitet och tydlighet.

Integrationen har också förenklat samarbetet mellan verksamheten och IT-organisationen.

– En viktig sak är att integrationen har ökat förståelsen för att ändringsförslag och incidenter tar tid. Men även att man måste ta ansvar för till exempel vilket affärsvärde ett ändringsförslag tillför. Det är inte bara att skicka ett mejl och så är man klar. Dessutom får medarbetarna en återkoppling och transparens kring ändringsförslag och incidenter, säger Walter Schyberger och fortsätter:

– Jag är nöjd med samarbetet med ReQtest och att resultatet blev precis så som vi hade önskat. Idag används den här förvaltningsprocessen för två system, men framtiden vill vi att fler avdelningar ska använda integrationen, avslutar han.