Evergreen ERP: Det här får du inte missa när du byter till affärssystem i molnet

När du implementerar ett molnbaserat affärssystem behöver du ha en plan för Evergreen ERP. Det vill säga hur ni ska hantera de möjligheter och utmaningar som de kontinuerliga uppgraderingarna i molnet innebär. Detta menar Thomas Ljung, som har lång erfarenhet från att leda framgångsrika ERP-projekt på multinationella koncerner. 

Vinsterna med att ha ERP-systemet i molnet är många – ökad skalbarhet, tillförlitlighet och bättre kostnadskontroll. Ni får dessutom tillgång till den senaste funktionaliteten, vilket skapar nya affärsmöjligheter i er digitalisering. Men att gå från on-premises till cloud kommer med flera åtaganden som många bolag underskattar. Thomas Ljung, VD på Pemab, menar att den stora skillnaden är antalet uppgraderingar av systemet som organisationen måste förhålla sig till.

– Tidigare ägde du som kund hårdvaran och applikationen. Då kunde ledningen bestämma att de inte skulle lägga resurser på att uppgradera systemet på 5 eller 10 år. Idag äger  systemleverantören uppgraderingarna och ny funktionalitet kommer kontinuerligt oavsett om du är redo eller inte. För Microsoft Dynamics sker uppgraderingar ungefär en gång i kvartalet, och du som kund har fullt ansvar över att dina affärskritiska lösningar fungerar efter releasen.

Lika viktigt oavsett systemleverantör

De kontinuerliga uppgraderingarna, som även kallas Evergreen ERP, är något som du som kund behöver ta ägarskap över och planera för.

– Många bolag som nu implementerar cloud ERP gör det för första gången och tänker inte på tiden efter att projektet är avslutat. Hur drar vi nytta av ny funktionalitet i kommande releaser? Hur vet vi vad som ska testas? Har vi resurser för att säkerställa kvaliteten, och hur ser vi till att användarna utbildas i de förändringar som sker? Här har IT-chefen det yttersta ansvaret, men ledningen och verksamheten behöver involveras.

Evergreen ERP är lika viktigt oavsett om du har Microsoft Dynamics 365, SAP, Oracle eller en annan leverantör. Du som kund behöver ta fram både processer, verktyg och en organisation som kan jobba med kvalitetssäkringen och vidareutvecklingen av dina affärskritiska system.

– Du kommer behöva roller och processer för att hantera både uppgraderingar från leverantören och ändringsförslag på ny funktionalitet från verksamheten. Ni måste kunna genomföra regressionstester, hantera förändringsledning och implementera ändringar utan att det stör verksamheten. Är ni ett stort bolag så är lösningarna ofta mer komplexa med många integrationer, och då behöver du ett större team och fler resurser.

Nyckeln är att automatisera delar av processen

Det vanligaste förekommande är att projektteamet jobbar fram en process med tillhörande verktyg under implementationen, som support-organisationen sedan “ärver” efter Go-Live. Enligt Thomas är nyckeln i en framgångsrik Evergreen-strategi att automatisera så mycket som möjligt. Själv använder han Reqtest för att hantera alla tester och krav, samt ett testautomatiseringsverktyg för att effektivisera regressionstesterna.

– I de projekt jag leder bygger vi upp en struktur för hur regressionstesterna ska genomföras vid nya uppgraderingar. Vi skapar närmare 30-50 stycken end-to-end scenarion i Reqtest, där var och en innehåller 20-40 testfall. Verktyget ger mig som projektledare en tydlig överblick, gör att jag automatiskt kan distribuera tester till våra super users och enkelt hantera utfallet. Det handlar om hundratals tester, så att sköta allt manuellt i Excel hade varit ineffektivt och en stor risk.

Vid varje uppgradering från leverantören går Thomas igenom releasen och gör en bedömning av vilka processer och funktionalitet som påverkas. När de valt ut vilka testscenarion som behöver genomföras gör han en bedömning av vilka som kan testas automatiskt och vilka som behöver testas manuellt.

– När alla regressionstester är genomförda gör vi en bedömning om kvaliteten är tillräckligt hög för att genomföra uppgraderingen. Om svaret är ja, behöver vi dessutom se till att alla super users utbildas i eventuella förändringar och att ledningen informeras om när och hur verksamheten kommer påverkas. Till exempel kan ledningen bestämma att uppgraderingar ska ske i mitten av månaden så att det finns marginaler till bokslutet om något går snett.

Thomas tips för en effektiv Evergreen-strategi

1. Jobba fram tydliga testscenarion
   Du behöver ta fram tydliga end-to-end scenarion som täcker hela systemet och alla integrationer till andra applikationer. Därefter behöver du veta vilka tester som måste göras manuellt och vilka som kan automatiseras. Inför varje ny release väljer du ut de som är relevanta, och ser till att de utförs.
2. Ha ett verktygsstöd som ger dig kontroll
   Mängden testscenarion och själva testningen behöver hanteras på ett effektivt och hållbart sätt. I verktyg som Reqtest får du en överblick, spårbarhet och kontroll på statusen. Du kan enkelt kommunicera med super users som ska testa, rapportera buggar och hantera change request. Det gör att du slipper dubbelregistrering och säkerställer att allt finns dokumenterat.
3. Automatisera dina tester (så långt det går)
   Genom att nyttja testautomatisering kan du effektivisera uppgraderingarna. Organisationen slipper allokera resurser i onödan och du minskar risken för mänskliga fel. Kom ihåg att alla tester inte kan automatiseras. Integrationer måste till exempel testas manuellt, oavsett om du sitter i Microsoft Dynamics365, SAP eller något annat system.