Skomakarens barn – varför drivs IT-projekt i miljonklassen via Excel & Word?

Medan säljchefer, HR-chefer och marknadschefer jobbar i moderna och automatiserade system såsom CRM och HR-system, sköts många av alla större IT-projekt fortfarande i Excel, Word och email. Vi frågar oss – varför drivs IT-projekt i miljonklassen med hjälp av verktyg som knappt utvecklats sedan 80-talet? Är det för att de är tillräckligt bra, eller för att man faktiskt inte kan ta till sig nya lösningar? 

När Excel och Word introducerades i mitten av 80-talet så skapade de fantastiska nya möjligheter att jobba med information. Och sedan dess har mängder system som vi använder ökat dramatiskt. ERP, CRM, HCM, CMS-system är några exempel på system som de flesta större bolag använder idag, och som ersatt Word, Excel eller för den delen Sharepoint.

Idag skulle det vara otänkbart för en säljchef att ha sin kundlista i Excel. Istället har CRM-systemet blivit en nyckel för att på ett effektivt sätt hålla ordning på kunderna och säljprocessen. På samma sätt skulle en HR-chef inte ta emot jobbansökningar via mail. Moderna organisationer har numera ett HCM-system.

Gemensamt för alla moderna system är att de vill underlätta samarbete, de vill hantera och effektivisera specifika flöden och processer. Dessutom hjälper systemen att säkerställa säkerhet för den information som hanteras såsom åtkomstkontroll och backup.

Affärssystem – en bransch i efterkälke

Inom ERP-branschen så har vi ännu inte kommit hit. Som SaaS-bolag stöter vi väldigt ofta på stora företag, som driver IT-projekt för tiotals, ibland 100-tals miljoner, med hjälp av Word, Excel och email. Många gånger är de dessutom ivrigt påhejade av sina konsulter.

Effekten av detta blir tyvärr att många projektet drar ut på tiden, budgeten fallerar och syftet med projektet tappas bort längs vägen. För ”det låg ju i något mejl, eller kalkylblad lokalt hos projektledaren”, och ”vem har egentligen senaste versionen?”. Desto mer komplext projekt, desto större risker och mer pengar kan gå till spillo.

Är detta ett exempel på skomakarens barn?

Anledningarna till att det tar lång tid för de som driver IT-projekt att ta till sig ny teknik kan vara många:

• att de verktyg som är tillgängliga för att driva IT-projekt inte är tillräckligt bra
• att arbetssätt inte matchar den funktionalitet som finns i verktygen
• att det saknas en tydlig ägare för denna typ av system
• att det saknas både en arbetsmetodik, strategi och kompetens för hur IT-projekt och förvaltning borde fungera

Reqtest löser några av utmaningarna, men det krävs alltid ett driv inifrån organisation, och ibland även stöttning utifrån, för att ta sig loss från gamla hjulspår och börja driva sina IT-projekt professionellt.

Är du intresserad av hur din organisation skulle kunna nyttja Reqtest för att lyckas bättre med era IT-projekt, kontakta oss så visar vi hur det fungerar. Behöver ni expertkompetens? Vi har ett nätverk av välrenommerade konsulter som alla fått Reqtests kvalitetsstämpel.

Och har du en chef som inte förstår varför du behöver ett verktyg för IT-projekt och förvaltning, så har vi gjort denna lista för att ge dig konkreta anledningar till varför excel, word och email tillhör det förgångna när du driver större IT-Projekt.

1. Centraliserad lagring för att underlätta samarbete: Reqtest erbjuder en central plats för alla krav, test och buggar, vilket underlättar samarbete och tillgänglighet för alla teammedlemmar.
2. Skräddarsydda arbetsflöden för IT-projekt och förvaltning: Till skillnad från Excel, som är generellt, kan Reqtest anpassas för att matcha ditt team’s specifika arbetsflöde i ditt IT-projekt och förvaltning.
3. Ökad säkerhet: Reqtest erbjuder avancerade säkerhetsåtgärder för att skydda dina data, inklusive regelbundna säkerhetskopior och kryptering.
4. Inbyggd spårbarhet: Med Reqtest kan du enkelt koppla krav till testfall och buggar, vilket ger en tydlig översikt över projektets helhet och att inget faller mellan stolarna.
5. Versionshantering: Reqtest erbjuder versionshantering, vilket gör det möjligt att spåra ändringar över tid och återställa tidigare versioner om det behövs.
6. Integrationsmöjligheter: Reqtest kan integreras med andra verktyg som JIRA/Azure Devops, vilket möjliggör en mer sömlös arbetsprocess.
7. Åtkomsthantering: Reqtest erbjuder detaljerad kontroll över användarrättigheter, så att du kan begränsa åtkomst och redigeringsrättigheter på ett mer nyanserat sätt än Excel.
8. Realtidssamarbete: I Reqtest kan alla team-medlemmar jobba parallellt med sina uppgifter. De planerar, exekverar, dokumenterar och kommunicerar på ett och samma ställe.
9. Inbyggda rapporteringsverktyg: Med Reqtest får du tillgång till inbyggda rapporteringsverktyg, vilket ger insikt i projektets status och framsteg utan att behöva skapa komplicerade Excel-diagram.
10. Skalbarhet: Med Reqtest kan du skapa mallar och återanvända allt du skapar. Då behöver du inte uppfinna hjulet i kommande projekt.

Fortfarande inte övertygad? Fundera på hur lyckad din organisations digitalisering kommer vara om 10 år, om ni fortsätter att jobba som ni gör idag i excel, word och email.

Läs mer om att kvalitetssäkra IT-projekt