Hur du nyttjar ledningen för att involvera verksamheten i ditt IT-projekt

Att involvera verksamheten i IT-projekt är avgörande för dess framgång. Ändå är det svårt att få nyckelpersoner att delta och allokera tid. För att lyckas få resurser till ditt projekt så behöver du börja med ledningen. I den här artikeln får du lära dig om hur du övertygar ledningen och hur du på bästa sätt arbetar med verksamheten över tid.

I framgångsrika IT-projekt är verksamheten en av dina viktigaste nyckelintressenter. Deras input behövs för att skapa en slutprodukt som gör att verksamheten når sina affärsmål.

I de fall när verksamheten inte är involverad beror det ofta på okunskap från både organisation och ledning. Intressenter i verksamheten förstår inte värdet av att bidra och inte heller varför de behövs i projekten. Många har fullt upp med sitt eget och har ont om tid. Dessutom kan det av flera upplevas som komplext, och kanske lite läskigt, att vara med i ett IT-projekt då man har låg insikt i vad det faktiskt innebär.

Men ännu tuffare är det om ledningen inte förstår behovet. De kanske tror att deltagandet kommer inkräkta på nyckelpersoners vardagliga arbete. Men också att det kommer skapa oro eller stress. Det är här du som projektledare behöver börja din resa, om du vill få till ett framgångsrikt projekt där verksamheten har en central roll.

Förankra och få mandat

IT-projekt som bedrivs utan verksamhetens involvering och input är i det närmsta dömda att misslyckas. De personer som deltar behöver vara drivna och framåtlutade. Men även ha god förståelse för nuvarande processer, hur de kan effektiviseras och intresse av att utveckla sitt arbetssätt.

För att få tillgång till personer med rätt kompetens i verksamheten behöver du få helhjärtad buy-in från ledningen eller styrgruppen. Du måste få ledningen att förstå varför det är viktigt att ta beslut på vilka resurser som bör medverka, och vad som förväntas av dem. Var konkret ända ner på detaljer, som hur mycket tid som ska läggas och vilka som ska medverka. Extra bra är det om ledningen internt kommunicerar sitt beslut, i till exempelvis nyhetsbrev eller på intranät, för att visa att projektet har stöd uppifrån.

Få med verksamheten och sätt rätt förväntningar

När du fått mandat från ledningen behöver du som projektledare planera hur du ska arbeta med verksamheten över tid. I början är det viktigt att tala om vad som förväntas av dem och varför deras medverkan är betydelsefull. Att de behövs för att kunna utveckla ett system som är ändamålsenligt och anpassat till deras vardag. Att de är experter som vet hur processen och verksamheten fungerar idag. Men också att du vill att de bidrar med kunskap kring hur de kan arbeta bättre och förbättra verksamheten.

Just termen IT-projekt kan få vissa att skygga tillbaka, så benämn det ni ska göra snarare som ett digitaliserings- eller affärssystemsprojekt.

Strukturera långsiktigt

När ni startat arbetet, var mån om dina kollegors tid. Sätt en plan för att få ut så mycket som möjligt av de timmar i veckan som de avsätter. Kommunicera hur projektplanen ser ut och sätt en långsiktigt mötesstruktur som snabbt blir till placeholders i allas kalendrar.

Upplevs det som svårt att hitta information och uppstår det missförstånd? Dra nytta av användarvänliga stödverktyg som samlar all information på samma ställe, som till exempel Reqtest, för att få framfart och skapa tydlighet. Då får verksamheten klarhet kring vad som ska göras, när de ska göra det och i vilken utsträckning deras input behövs.

Parallellt med projektet har de sitt vanliga jobb att sköta, så visa hänsyn, samtidigt som du ställer krav. Med en bra planering kan du maximera den output du får, på rätt kort tid.

Återkoppla framgång för att bygga affärscase

När du avslutat projektet behöver mervärdet av att ha med verksamheten hela vägen kommuniceras tillbaka till ledning och styrgrupp. Detta var inte bara ett IT-projekt som gjorde att ni fick ett nytt system på plats. Utan att ni genom att involvera rätt personer fått en ändamålsenlig slutprodukt, som effektiviserar verksamhetens arbete och gör att de kan nå sina affärsmål.

Ge även feedback till de som deltagit från verksamheten, berätta hur viktigt deras bidrag varit genom hela processen. Förhoppningsvis känner de att den nedlagda tiden gjort nytta, och det bidrar också till att de blir goda ambassadörer för det nya systemet och arbetssättet.