Hur du som projektledare tar kontroll över leveransen i ERP-projektet

Kontroll i ett ERP-projekt handlar om två saker: att veta vad som ska levereras och att kunna bevisa att det faktiskt levererats. Det går att hantera med manuella arbetssätt, men utan en direkt koppling mellan krav och verifierade testfall blir det svårt att upprätthålla kontrollen när projektet växer. Med ett verktyg som håller ihop krav, test och status på ett ställe kan du med hjälp av data svara på frågan ”är det här levererat?”.

Varför projektledare tappar kontrollen

Två tredjedelar av alla ERP-projekt drar över budget och tidplan. Bakom siffran ligger sällan ett enskilt misstag utan en kontrollbrist som växer fram när helhetsbilden saknas. Krav hamnar i mejltrådar och utspridda filer, scope creep smyger sig in genom tillägg som aldrig formaliseras och statusrapporter bygger på uppskattningar snarare än fakta. När den samlade bilden saknas går det inte att avgöra vad som är verifierat och när det väl blir tydligt är det oftast för sent att göra något åt det.

Vad en projektledare behöver ha kontroll över

Kontroll handlar om att det finns en samlad bild över vad som ska levereras och att det levereras som det är tänkt. Det börjar med tydliga krav som speglar verksamhetens affärsbehov, varje krav kopplas sedan till testfall som verifierar att det uppfylls. För IT-projektledaren handlar det om att ha en löpande överblick över leveransprogressen: vilka krav som är verifierade och godkända av verksamheten och vad som återstår innan Go-Live. Det underlaget gör det möjligt att fatta beslut baserat på fakta snarare än uppskattningar. Det går att skapa kontroll manuellt, men det underlättas betydligt av ett verktyg som samlar krav, testfall och status på ett ställe.

Varför verktyget spelar roll och vad man ska tänka på vid valet

Kontroll i ett ERP-projekt är svårt att upprätthålla manuellt. Ju fler krav, testfall och inblandade parter, desto svårare blir det att hålla ihop bilden utan ett gemensamt system. Det är i gapet mellan vad som är beställt och vad som är verifierat där de flesta projekt tappar greppet. Ett verktyg som håller ihop de delarna gör det möjligt att stänga gapet och ge projektledaren ett faktabaserat underlag genom hela projektet.

I valet av verktyg är det tre saker som spelar störst roll: spårbarhet mellan krav och testfall, löpande rapportering som visar vad som är verifierat och vad som återstår innan Go-Live, och möjligheten att direkt se vilka testfall som påverkas när ett krav förändras.

Det finns en mängd verktyg på marknaden, men det som skiljer dem åt är hur väl de håller ihop de tre delarna i ett och samma system. En utförlig jämförelse finns i artikeln Jämförelse av de vanligaste verktygen för krav- och testhantering.

Manuell hantering kontra hantering i verktyg

Resultatet när kontrollen sitter

När projektledaren får kontroll över projektet kan tid och resurser prioriteras till rätt saker. I stället för att jaga status och räta ut tolkningsfrågor går det att lägga fokus på att styra projektet, identifiera risker tidigt och ge styrgruppen ett faktabaserat underlag. Det innebär också att beslut om Go-Live kan fattas med säkerhet, och att projektet inte längre är beroende av att rätt person är tillgänglig för att svara på frågor om läget. När status och progress finns dokumenterat och tillgängligt blir projektet mer robust och lättare att hantera.

Läs mer och fördjupa dig

• Hur BICO Group lanserade piloten av Microsoft Dynamics 365 på 9 månader, trots global koncern, byte av implementationspartner och en aggressiv tidsplan.
• Hur Lantmännen hanterade 1 500 testfall och 40 testare och sparade tid motsvarande två heltidstjänster under testfasen.
• Läs vårt white paper om nyckelfaktorer för ett lyckat affärssystem och vad som avgör att en ERP-implementation lyckas.
• Läs vår guide om hur man startar och lyckas med ett ERP-projekt.

Vanliga frågor

Hur hanterar jag scope creep i ett ERP-projekt?

Kravförändringar är oundvikliga i ett ERP-projekt, men varje ändring behöver hanteras formellt för att inte tappa kontrollen. Som IT-projektledare behöver du kunna se direkt vilka testfall som påverkas när ett krav ändras, annars riskerar du att testa mot fel saker och missa att leveransen faktiskt stämmer med det som avtalades. Ett verktyg med kravspårbarhet gör det möjligt att hantera ändringar strukturerat och hålla ihop bilden genom hela projektet.

Hur rapporterar jag projektstatus till styrgruppen på ett faktabaserat sätt?

Faktabaserad rapportering kräver att statusen är förankrad i faktiskt arbete och inte i uppskattningar. Det innebär att du behöver kunna visa exakt vilka krav som är testade och godkända, vilka som har fel som inte är åtgärdade och vad som återstår innan Go-Live. När den informationen finns samlad i ett verktyg med kravspårbarhet kan du gå in i varje styrgruppsmöte med ett underlag som faktiskt stämmer, i stället för att presentera en bild som bygger på vad teamet tror är sant.

Behöver man ett verktyg för att få kontroll i sitt ERP-projekt?

Det går att arbeta utan ett dedikerat verktyg, men erfarenheten visar att manuell hantering snabbt blir ohållbar när projektet växer och fler parter involveras. Som IT-projektledare behöver du kunna svara på frågan ”är det här levererat?” när som helst under projektet, inte bara inför ett styrgruppsmöte. Utan ett verktyg som håller ihop krav, testfall och status är det svaret alltid en uppskattning, aldrig ett faktum.