Karolinska Institutet: Från ostrukturerade IT-projekt till samverkan och kontroll
Karolinska Institutet gick från en ostrukturerad och personberoende kvalitetssäkring till att jobba enhetligt i sina IT-projekt. Lösningen var att ta fram en process för krav, test och felrapporter samt att bygga upp en standardmall för IT-projekt i Reqtest. Det nya arbetssättet sparar tid för KI och ökar chanserna till ett lyckat projekt med 80-90% enligt testledaren Tina Harberts.
Karolinska Institutet (KI) är ett av världens ledande medicinska universitet som står för den enskilt största andelen medicinsk forskning och utbildningar i Sverige. En viktig del i att få KI att fungera är IT-avdelningen.
– Vi har åtminstone 15–20 aktiva IT-projekt i olika storlekar som rullar hela tiden. För att jobba effektivt behöver vi ett gemensamt arbetssätt. Här har vi under ett antal år arbetat intensivt med att närma oss verksamheten och utvecklat en metod där vi erbjuder stöd från ax till limpa. säger Tina Harberts testledare/QA på KI.
Små buggar får stora konsekvenser
KI började använda Reqtest redan 2016 i mindre omfattning för att testa av IT-system innan go-live. Vid den tiden hade organisationen inte någon enhetlig struktur för kvalitetssäkring, så hanteringen av test och felrapporter berodde helt på individens vilja och kompetens.
– Innan Reqtest hade vi testfallen i Excel, Word- och på post-it lappar. Det var enormt tidskrävande att organisera och riskerade att leda till stora problem, säger Tina och fortsätter:
– Vi upptäckte till exempel en bugg i vårt IAM-system. Tänk vad det skulle kosta varje timme om ingen av era användare kan logga in längre! Står hela personalen utan tillgång till ett nyckelsystem inser man hur viktig kvalitetssäkringen är.
IAM-projektet blev ett lyckat mallprojekt
Det var i samband med implementationen av ett nytt IAM-system som KI insåg att de behövde etablera ett enhetligt arbetssätt inom IT-avdelningen för hur de bedriver projekt. Tillsammans med sin kontaktperson på Reqtest fick de hjälp att sätta upp ett första ”mallprojekt” i verktyget.
– Det var ett jättelikt projekt där vi skulle knyta ihop hela flödet från krav och test till felrapporter. Vi började med att samla in kraven genom att både utgå från det gamla systemets krav, intervjua slutanvändarna och genomföra workshops inom projektgruppen. Därefter strukturerade vi upp arbetet i Reqtest och kopplade ihop kraven med våra tester. En av fördelarna med Reqtest är att verktyget kan anpassas till KI:s processer, säger Tina.
Mallprojektet blev så lyckat att KI än idag använder det som standard för samtliga nya IT-projekt. Det har bidragit till att organisationen fått högre kvalitet i projekten, samtidigt som startsträckan för nya projekt har kortats ner.
– Idag drivs alla våra IT-projekt på samma sätt. Vi börjar alltid med en kartläggning: Varför, Vad och Hur. Därefter tar vi fram krav kopplat till processerna och slutligen skapar vi testfall och genomför testningen direkt i Reqtest. Mallarna för hur krav och testfall ska skrivas finns redan definierade i Reqtest och kan enkelt klonas till nya projekt. Det spar väldigt mycket tid och gör så att vi kan jobba enhetligt. Allt detta bidrar till att kunskapen finns i hela organisationen och inte i huvudet hos enskilda individer.
Halleluja-upplevelse för projektledaren
Att jobba strukturerat i Reqtest förenklar inte bara Tinas jobb som testledare, utan hjälper även projektledare att kunna rapportera fakta och få en klar och tydlig bild av läget.
– I Reqtest har du allt lättillgängligt och kan när som helst ge en korrekt och komplett bild av läget. För våra projektledare var det nästan en halleluja-upplevelse att ha all information samlad och kunna ta ut en statusrapport direkt ur Reqtest. Det i sin tur underlättar enormt för en styrgrupp att fatta beslut om Go eller No go.
Värdet av att ha en samlad bild över vad som ska levereras (krav), testtäckning, genomförda tester, antal buggar och status går inte att överskatta menar Tina.
– Du ökar dina chanser att få till en lyckad leverans utan stora problem med 80-90%. Det får man aldrig med Excel-listor eller post-it lappar här och där.
Nu när KI har ett enhetligt sätt att kvalitetssäkra sina IT-projekt blir nästa steg att få ett sammanhängande flöde. För att kunna göra det behöver de integrera andra stödsystem till Reqtest.
– Vi ser att vi kan minska mängden manuellt arbete i olika system genom att få ett automatiserat flöde. För att göra det kommer vi behöva hjälp från Reqtest för att integrera, och det vet jag att vi får, avslutar Tina.
Tinas tips för att börja jobba enhetligt med kvalitetssäkring
Det är en ständig kamp att få tid för kvalitetssäkring, oftast ska det gå fort och problemen tar man ”sedan”. Knepet är att få komma in tidigt, och det är ett långsiktigt arbete.
1. Få med ledningen
Lyft fram resultaten av att använda Reqtest: att det är ett enkelt och effektivt sätt att ta kontroll och reducera risker, påminn om att det kan bli riktigt dyrt att inte kvalitetssäkra. Det blir betydligt bättre och billigare att gå till botten med behov (som leder till krav) istället för att snabbt köpa något och sedan måste verksamheten anpassa sig till systemet
– Vi på IT-avdelningen märker att vi bemöts med en helt annan respekt internt när systemen fungerar som det är tänkt.
2. Involvera slutanvändare
Våra projekt baseras alltid på användarnas behov och de är också involverade i både kravställning och testning.
När det gäller IAM-systemet kontaktade vi slutanvändare och efterlyste intressenter att vara med vid tester och därmed få möjlighet att påverka innan systemet driftsattes. Möjligheten att få ”klämma och känna” samt kunna påverka togs emot väldigt väl och vi fick ihop ett bra gäng som ställde upp vid ett antal testmöten vi hade på plats (deltagare samlades i en lokal).
3. Börja med varför
Vi brukar börja med Varför, därefter Vad och först därefter Hur. Fördelen är att man inte låser sig i gamla hjulspår utan lyfter blicken och ifrågasätter t ex varför man gör vissa saker, vad det egentligen är man ska åstadkomma etc.
4. Håll det enkelt
Börja enkelt och bygg en grundstruktur. Utveckla och förfina den utifrån organisationens behov och nyttja den höga servicenivå som finns hos Reqtest. Bolla idéer och få fram de bästa lösningarna tillsammans med er kontaktperson.
Vill du göra samma förflyttning som Karolinska Institutet?
Skapa ett testkonto i Reqtest och se själv hur du kan:
- Jobba strukturerat och effektivt med alla krav, tester och felrapporter i projektet
- Delegera uppgifter och få ihop samarbetet mellan IT och verksamheten
- Följa progressen och godkänna slutleveransen
