Så lyckades BICO Group i sitt ERP-projekt med hjälp av ReQtest

BICO Groups implementation av affärssystemet Microsoft Dynamics 365 var ett komplext projekt med många länder, roller och applikationer. Dessutom hade projektet en aggressiv tidsplan och en strikt budget. Trots flera utmaningar kunde pilotprojektet lanseras efter endast 9 månader, och strax därefter rullas ut i hela koncernen. En av nyckelfaktorerna var att använda ReQtest som stödverktyg vid lanseringen.

I den här artikeln:

• Utmaningar
• Därför valdes Microsoft Dynamics 365
• Stödverktyg är en nyckelfaktor
• Så hölls deadline
• Förvaltning
• Expertens checklista
• Fakta BICO Group

Utmaning

BICO Groups utmaning var att implementera Microsoft Dynamics 365 i en global koncern bestående av 14 olika bolag. Förutom att flera system och applikationer skulle synkroniseras så var man dessutom tvungen att byta ut implementationspartnern mitt i projektet. Med många projektmedlemmar och en aggressiv tidsplan krävdes ett stödverktyg för att lyckas med projektet.

Därför valdes Microsoft Dynamics 365

För att samordna styrning och uppföljning av alla bolag inom koncernen beslutade BICO att implementera Microsoft Dynamics 365. Det nya systemet skulle inte bara digitalisera och effektivisera alla processer, utan även möjliggöra en ökad tillväxt.

Thomas Ljung från Pemab är BICOs projektledare för implementationen. Han har lång erfarenhet av komplicerade internationella ERP-implementationer och togs in för att säkerställa att projektet lyckades och att projektmålen nåddes.

– För BICO Group innebär ett lyckat systeminförande att koncernen får en överblick över hur alla delar av verksamheten presterar i realtid och en digitaliserad plattform för potentiella nya bolag. I förlängningen handlar det om att säkerställa rätt beslutsunderlag och processtöd för att möjliggöra framtida tillväxt, berättar Thomas.

Stödverktyg – en nyckelfaktor i alla ERP-projekt
Bland det viktigaste i ett systeminförande är att säkerställa affärsnyttan och att systemet håller  hög kvalité. Det uppnås genom att tydligt definiera vilka krav som systemet ska uppnå och att ha rätt metoder och funktioner för att testa det.

– Att implementera större affärssystem, oavsett vilket kunden väljer, är alltid komplext. Därför är det är viktigt att business requirements är tydligt definierade, och att man testar så att de fungerar som det är tänkt. Annars är risken att du implementerar något som kanske inte passar i verksamheten.

Många ERP-projekt går över både budget och tidsplan, men BICOs pilot gick live efter bara nio månader. Projektplanen hölls och systemet fungerade som BICO hade tänkt sig. För att klara detta användes ReQtest, ett stödverktyg som är skräddarsytt för att hantera implementationen och hela livscykeln av större digitala affärsprojekt.

– Med ReQtest kan jag säkerställa att vi fattar rätt beslut om vilka affärskrav vi ska implementera, och att de fungerar som det är tänkt. Verktyget är laddat med både best practice-metoder och de funktioner som behövs för att säkerställa ett kvalitetssäkrat och effektivt systeminförande, berättar Thomas.

Han har använt ReQtest i fem år och understryker kopplingen mellan krav och test när det kommer till att kvalitetssäkra ett ERP-projekt. Det är en av de främsta anledningarna till att han använder verktyget.

– Det är en stor fördel att krav och test finns i samma verktyg. Om du inte använder ReQtest har du ingen koppling mellan affärskrav och testning. I ReQtest har du övergripande affärsprocesser och strukturer implementerat från start, men även full funktionalitet för det operativa arbetet. Jag har användning för alla funktioner, från krav och test till buggrapportering, agil tavla och rapporter.

Därför höll projektet deadline – trots utmaningar

När affärssystem ska integreras i en hel koncern behöver många parter involveras. Mängden konsulter och interna personer från bolaget som ska läras upp i både systemet och projektet är en utmaning. Om kompetensnivån brister riskerar det att orsaka störningar i projektet, menar Thomas.

– När det är hög omsättning på projektmedlemmar är det viktigt att snabbt komma upp på rätt kunskapsnivå, annars kan inte projektplanen eller kvalitén säkerställas. Bland annat behövde vi byta ut implementationspartnern mot en ny. Har man då arbetat i två månader och sedan avbryter samarbetet, så förlorar man ett antal veckor i arbetstid. Men tack vare historiken och kommunikationen i ReQtest kunde bytet genomföras på ett tidseffektivt sätt, säger Thomas.

System som kräver lång utbildning för att komma igång, fungerar enligt Thomas inte i praktiken. Han menar att en stor fördel med ReQtest är att det är enkelt att använda och snabbt att komma igång med. Anledningen till detta är att ReQtest är gjort för användare från verksamheten, inte utvecklare.

– Med konsulterna kör jag ungefär tio minuters utbildning, sen kan de ReQtest. Till skillnad från Jira eller Azure Devops behöver du inte vara utvecklare för att kunna använda verktyget. I ReQtest kan super users, affärsansvariga och konsulter enkelt kommunicera. Alla som behöver bidra i projektet samarbetar i verktyget, säger Thomas.

Förvaltning och nästa steg

Utrullningen av Microsoft Dynamics 365 är nu gjord i alla länder och dotterbolag som ingick i projektet. Med detta i hamn är nästa steg att effektivisera bolagets processer med stöd av det nya affärssystemet. Dessutom ska en förvaltningsprocess av Dynamics 365 sättas upp för att hantera uppgraderingar och andra ändringar som behöver hanteras kontinuerligt framöver.

– Med hjälp av ReQtest har BICO fått en mall som kan återanvändas vid kommande utrullningar, samtidigt som en struktur har etablerats för att kunna förvalta systemet över tid. BICO Group har med hjälp av ReQtest skapat en struktur för att hantera kontinuerliga uppgraderingar (Evergreen ERP) och jobba professionellt med sin digitalisering, vilket ger dem möjligheten att slå sina affärsmål framöver, säger Thomas.

Niklas Emanuelsson, som är ansvarig hos BICO, är väldigt nöjd med resultatet och hur ReQtest både använts och kommer att fortsätta användas i liknande projekt.

– Med hjälp av ReQtest och Thomas har vi dels lyckats leverera vårt projekt i tid, dels har vi skapat ett struktur som gör att vi kommer kunna accelerera våra ERP-relaterade digitaliseringsinitiativ framöver. För oss är det affärskritiskt att ha denna kontroll och avgörande för att vi som bolag ska kunna fortsätta vår tillväxtresa.

Thomas checklista för att lyckas med sitt ERP-projekt

1. Ledning kommunicerar projektets mål och utser styrgrupp
   Management skall tydligt kommunicera vad systemet och projektet ska uppnå, samt utse en styrgrupp som har fullt beslutsmandat i projektet. Styrgruppen är ansvarig för att tilldela projektet resurser.
2. Verksamheten definierar sina affärskrav och processer
   Verksamheten skall enkelt kunna definiera sina affärskrav och affärsprocesser i ett verktyg (ReQtest) för att säkerställa att implementationspartnern sätter upp en lösning som stödjer affärskraven.
3. Säkerställ projektorganisation med rätt roller och kompetens
   Kunden skall utse en intern, erfaren projektledare, som tillsammans med implementationspartnern ska driva projektet framåt. Den interna projektledaren är även drivande i Change Management och Business Benefit Management.
4. Använd ett stödverktyg för struktur, samarbete och kontroll
   Använd best practice när det kommer till metoder och stödverktyg.

Fakta BICO Group

BICO Group (tidigare CELLINK) grundades 2016 och är världens ledande biokonvergensföretag. Koncernen består av 14 bolag inom tre affärsområden: Bioscience, Bioautomation och Bioprinting. BICO utvecklar, tillverkar, och säljer life-science-produkter, såsom instrument, förbrukningsvaror, service och reagenser för både tillverknings- och forskningsändamål. Koncernens produkter används i fler än 2 000 laboratorier, inklusive världens topp 20 ledande läkemedelsföretag, i fler än 65 länder. BICO är noterat på Nasdaq Stockholm, BICO.