5 tecken
1. IT-projektet är stort och komplicerat
Excel funkar för mindre och enkla projekt, men blir problematiskt så fort komplexiteten ökar i form av mängden krav, antalet applikationer eller organisationer som är inblandade. Här behövs ett stödverktyg som både hjälper er att fatta rätt beslut om vilka affärskrav som ska implementeras, och därefter säkerställa att allt fungerar som det är tänkt. Annars finns en stor risk att något som inte passar i verksamheten implementeras.
2. Många projektmedlemmar
Vid större systeminföranden är det kritiskt att alla projektmedlemmar, konsulter och leverantörer är uppdaterade med rätt information. Långa mailtrådar och exceldokument gör att viktig information försvinner eller missas. Otydlighet bidrar i sin tur till missnöje och ökar risken för dubbelarbete. Detta är en stor utmaning i projekt där många länder, konsulter och projektmedlemmar är involverade. Med hjälp av stödverktyg kan alla inblandade hållas uppdaterade och samarbeta effektivt.
3. Projektet behöver dokumenteras
Har ni krav på versionshantering? Eller behöver ni kunna gå tillbaka för att se varför vissa beslut fattades? I så fall ska ni skippa Excel eller Sheets. Att jobba med krav är en iterativ process, men att göra detta i ett dokument eller via e-post är omöjligt. Förutom att versionshantering saknas så riskerar viktig information att gå förlorad om projektmedlemmar, konsulter eller leverantörer byts ut. Med ett stödverktyg har du alltid historiken över hur affärskraven skall realiseras och vad som gjorts i projektet.
4. Systemet ska användas av verksamheten
I de flesta affärsprojekt utförs tester av personal som inte jobbar på en IT-avdelning. Det kan vara personer inom ekonomi, HR, marknad eller logistik som behöver testa att funktioner eller processer fungerar som planerat. Att då använda ett verktyg som är byggt för systemutvecklare som systemstöd bidrar till frustration och riskerar att påverka kvalitén på slutleveransen. Med ett stödverktyg som är specifikt utformat för affärsprojekt och är användarvänligt (oavsett yrkesroll) kan hela projektteamet fokusera på rätt saker.
5. Digitaliseringsprojekt genomförs ofta
Att IT-projekt startas upp kontinuerligt eller pågår parallellt är ett tydligt tecken på att stödverktyg behövs. Rätt verktyg hjälper organisationen att standardisera och återanvända sina mallar och processer enligt best practice. Det gör att startsträckan inför varje nytt projekt kortas, projektens kvalitet ökar och att digitaliseringen kan skalas upp.
