BICOs digitaliseringsprojekt

BICO Group (tidigare CELLINK) grundades 2016 och är världens ledande biokonvergensföretag. BICO är noterat på Nasdaq Stockholm och koncernen består av 14 bolag inom tre affärsområden: Bioscience, Bioautomation och Bioprinting. BICO’s produkter används i fler än 2 000 laboratorier i fler än 65 länder.

Valde Microsoft Dynamics 365

För att samordna styrning och uppföljning av alla bolag inom koncernen beslutade BICO att implementera Microsoft Dynamics 365. Det nya systemet skulle inte bara digitalisera och effektivisera alla processer, utan även möjliggöra en ökad tillväxt.

Thomas Ljung från Pemab är BICOs projektledare för implementationen. Han har lång erfarenhet av komplicerade internationella ERP-implementationer och togs in för att säkerställa att projektet lyckades och att projektmålen nåddes.

– För BICO Group innebär ett lyckat systeminförande att koncernen får en överblick över hur alla delar av verksamheten presterar i realtid och en digitaliserad plattform för potentiella nya bolag. I förlängningen handlar det om att säkerställa rätt beslutsunderlag och processtöd för att möjliggöra framtida tillväxt, berättar Thomas.

Kopplingen mellan affärskrav och testning

Han har använt ReQtest i fem år och understryker kopplingen mellan krav och test när det kommer till att kvalitetssäkra ett ERP-projekt. Det är en av de främsta anledningarna till att han använder verktyget.

– Det är en stor fördel att krav och test finns i samma verktyg. Om du inte använder ReQtest har du ingen koppling mellan affärskrav och testning. I ReQtest har du övergripande affärsprocesser och strukturer implementerat från start, men även full funktionalitet för det operativa arbetet. Jag har användning för alla funktioner, från krav och test till buggrapportering, agil tavla och rapporter.

Trots byte av implementationspartner nåddes projektmålen

När affärssystem ska integreras i en hel koncern behöver många parter involveras. Mängden konsulter och interna personer från bolaget som ska läras upp i både systemet och projektet är en utmaning. Om kompetensnivån brister riskerar det att orsaka störningar i projektet, menar Thomas.

– När det är hög omsättning på projektmedlemmar är det viktigt att snabbt komma upp på rätt kunskapsnivå, annars kan inte projektplanen eller kvalitén säkerställas. Bland annat behövde vi byta ut implementationspartnern mot en ny. Har man då arbetat i två månader och sedan avbryter samarbetet, så förlorar man ett antal veckor i arbetstid. Men tack vare historiken och kommunikationen i ReQtest kunde bytet genomföras på ett tidseffektivt sätt, säger Thomas.

Byggt för verksamheten

System som kräver lång utbildning för att komma igång, fungerar enligt Thomas inte i praktiken. Han menar att en stor fördel med ReQtest är att det är enkelt att använda och snabbt att komma igång med. Anledningen till detta är att ReQtest är gjort för användare från verksamheten, inte utvecklare.

– Med konsulterna kör jag ungefär tio minuters utbildning, sen kan de ReQtest. Till skillnad från Jira eller Azure Devops behöver du inte vara utvecklare för att kunna använda verktyget. I ReQtest kan super users, affärsansvariga och konsulter enkelt kommunicera. Alla som behöver bidra i projektet samarbetar i verktyget, säger Thomas.

Förvaltning och nästa steg

Utrullningen av Microsoft Dynamics 365 är nu gjord i alla länder och dotterbolag som ingick i projektet. Med detta i hamn är nästa steg att effektivisera bolagets processer med stöd av det nya affärssystemet. Dessutom ska en förvaltningsprocess av Dynamics 365 sättas upp för att hantera uppgraderingar och andra ändringar som kommer ske kontinuerligt framöver.

– Med hjälp av ReQtest har BICO etablerat en struktur för att kunna förvalta Microsoft Dynamics 365 över tid. ReQtest har även möjliggjort att BICO kommer kunna hantera Evergreen ERP, det vill säga kontinuerliga uppgraderingar av systemet. De har dessutom fått en mall som kan återanvändas vid kommande utrullningar. Det innebär att BICO kan jobba professionellt med sin digitalisering, vilket ger dem möjligheten att slå sina affärsmål framöver. Verksamheten kommer alltid ha användning för det här verktyget, säger Thomas.

Därför användes inte Excel

Många företag har gått över till att arbeta systematiskt och professionellt med krav- och testhantering, men än idag lever Excel kvar i vissa implementeringar och förvaltningsprocesser. Thomas berättar att många företag fortfarande använder Excel för att hantera projekt i mångmiljonklassen.

– Excel är bra på många sätt, framförallt när man jobbar med enklare och mindre projekt. Men så fort komplexiteten ökar i form av mängden krav, antalet personer eller inblandade organisationer – då räcker inte Excel till för att hantera den sammanvävda komplexiteten, säger Thomas.

Att driva avancerade ERP-projekt kräver stödsystem som är specialanpassade för uppgiften, något som Thomas anser att ReQtest är framtaget för. Säljchefer har för många år sen lämnat Excel bakom sig och använder istället CRM-system för att ha koll. Samma sak händer nu inom komplexa systeminföranden där Excel fasas ut för moderna stödsystem som hjälper till att hålla tid, budget och kvalitet.

– Den här trenden har flera orsaker. Att jobba med krav är en iterativ process, men att göra detta med hjälp av mail och Excel är nästintill omöjligt. Hur ska du hålla koll på dina versioner? Hur ska alla stakeholders ha tillgång till samma information? En annan aspekt är kvalitetssäkringen, för att lyckas med det behöver man ha en historik över genomförda uppdateringar, säger Thomas.