Etac och digitaliseringsprojektet

Etac är en världsledande utvecklare av innovativa hjälpmedel som ökar självständighet och livskvalitet för personer med funktionsvariationer, samt lösningar som gör patientförflyttningar enklare och säkrare för vård- och omsorgspersonal.

Sedan 2021 driver bolaget ett av sina mest omfattande digitaliseringsprogram: att konsolidera koncernens tio divisioner till en affärsystemslösning i Infor M3 Cloud. Torbjörn Zacco, ansvarig projektledare, berättar:

– Strategin handlar om att transformera Etac-gruppens olika systemlösningar till ett gemensamt affärssystem. Det ger oss bättre förutsättningar att sätta gemensamma arbetssätt och processer och därigenom ett bättre underlag för styrning och rapportering inom koncernen, säger Torbjörn.

Från Excel till ett strukturerat testverktyg

Programmet inleddes med ett pilotprojekt på en produktionsenhet i USA. Därefter lyftes de divisioner som redan använde Infor M3 on-prem till Infor M3 Cloud i en “big bang”-lansering omfattande sex divisioner. I pilotprojektet hanterades tester, definierade krav och testscenarier i Excel. Strukturen fungerande men förde med sig flera utmaningar: tung manuell uppföljning, spridd information och felrapporter hanterades i ett separat system utan direkt koppling till testfallen.

– I Excel blev det ganska spretigt och svårt att standardisera. Det fungerar bra initialt, men när projektet växer, testfallen behöver justeras och fler personer involveras i testningen blir det snabbt tydligt att det inte är effektivt, säger Torbjörn.

Inför nästa våg av utrullningar började Etac IT därför leta efter ett dedikerat testverktyg. Verktyget behövde vara enkelt att använda för super users ute i verksamheten, kunna hålla ihop krav, tester och felrapporter på ett och samma ställe samt göra det möjligt att återanvända testmaterial från projekt till projekt. Valet föll på Reqtest.

– Det vi direkt fastnade för med Reqtest var att det kändes greppbart och enkelt att komma i gång med.

Med Reqtest rapporteras avvikelser direkt från det teststeg där något inte fungerar, kopplat till rätt testfall. Det gör det enklare att fördela arbetet inom IT-teamet och följa upp vad som återstår.

– Det måste vara enkelt att rapportera en avvikelse direkt när något inte fungerar som det ska, så att så mycket som möjligt fångas upp under testfaserna. Med Reqtest har vi ett verktyg som ger tydligt värde i varje projekt vi driver, säger Torbjörn.

80 procent av testfallen återanvänds

När Etac ska rulla ut ERP‑systemet i en ny enhet kopieras hela M3‑projektet i Reqtest. På så sätt följer samma struktur för krav, processer och testfall med från dag ett, oavsett land.

– Uppskattningsvis återanvänds 80 procent av testfallen som en del av Etacs standardlösning. De resterande 20 procenten justeras för att anpassas till den aktuella divisionen, säger Torbjörn och fortsätter:

– Tidigare kunde det ta flera timmar, ibland dagar, att sätta upp teststrukturen när vi utgick från Excel. Idag kommer vi i gång med ett nytt projekt med Etac standardstruktur inom en timme.

Slipper timmars rapportarbete varje testvecka

För att hålla projektmedlemmarna uppdaterade under testveckorna så sammanställer Torbjörn dagliga rapporter inför morgonmötet. Tidigare krävdes betydande manuellt jobb för det: data exporterades, status mappades och testcase aggregerades efter bästa förmåga. Med Reqtest kan Torbjörn nu ta fram visuella statusrapporter på några klick, baserade på realtidsdata från pågående testkörningar.

– Tidigare satt jag varje kväll för att sammanställa testdata som exporterades ut till Excel. Nu har vi våra standardiserade rapporter i Reqtest som vi kör i alla projekten. Jag kan gå in på morgonmötet, visa rapportera direkt on-line och säga: så här är läget just nu. Rapportmodulen sparar mig säkert 20 timmar i varje testfas.

Reqtest som grund för FDA‑revisioner

Som medicinteknikbolag med försäljning i USA står Etac under tillsyn av FDA, med mer omfattande krav på Software validation. Reqtest har blivit en viktig del av dokumentationen i dessa revisioner.

– Vi refererar till det vi gjort i Reqtest i våra revisioner. Där kan vi visa vad som testats funktionellt, visa resultaten och redovisa eventuella avvikelser. Det ger ett värde även långt efter att projektet är avslutat då det är en del av vår Performance Qualification (PQ), säger Torbjörn.

Framtiden: från ERP till hela IT-portföljen

Nästa steg för Etac IT är att bredda användningen av Reqtest utanför ERP-projekten – både för att hantera mer generella krav inför revisioner och för kvalitetssäkring av flera applikationer inom organisationen.

– Vi ser ingen anledning till att köra Reqtest på bara affärssystemet. Det vi har byggt upp är en modell vi vill ta med oss till fler projekt där behovet finns att kvalitetssäkra krav och funktion.