Bakgrund

Keolis är ett av Europas största kollektivtrafikbolag med ungefär 5 000 anställda i Sverige, varav den stora majoriteten är bussförare. Som ett led i sitt digitaliseringsarbete tog Keolis beslutet att byta ut bolagets befintliga Enterprise Asset Management-system, EAM, för alla bussdepåer i Sverige.

En tid innan systembytet anställdes Jenny Hållbus som krav- och testledare, efter att ha arbetat som konsult för Keolis. Vid den tidpunkten saknades en gemensam struktur för hur bolaget bedrev testning.

– När jag började som konsult fanns det ingen testresurs som var anställd, utan man tog in externa resurser vid behov. Av den anledningen fanns det heller ingen bra struktur i testarbetet, säger Jenny.

Reqtest utvärderades i en pilotdepå

Att implementera det nya EAM-systemet i alla 14 bussdepåer på en gång var för riskfyllt. Keolis valde därför att börja med en pilotdepå och därefter göra en successiv utrullning. Parallellt med systeminförandet ville man utvärdera om ett gemensamt verktyg för krav och testfall kunde göra det enklare för verksamheten att delta i testningen och ge styrgruppen löpande insyn i projektet.

– Implementationskonsulterna vi använde hade goda erfarenheter av Reqtest så vi beslutade oss att testa verktyget i projektet. Det gav mig möjlighet att utvärdera hur ett systemstöd kunde hjälpa oss. En pilot i piloten, kan man säga, säger Jenny.

Spårbarhet från krav till testfall

Kraven var redan satta när Jenny klev in i projektet. För att säkerställa god testtäckning byggde hon upp en grundstruktur i Reqtest där varje krav kopplades till testfall. Under testfasen involverades super users med extra stor kunskap i systemet som testade utifrån sitt expertområde och rapporterade resultatet direkt i Reqtest.

– Det var väldigt smidigt att sätta Reqtest i händerna på slutanvändare och faktiskt få ut det som man vill ha som testledare från dem, säger Jenny.

Den strukturerade hanteringen av krav och testfall gav teamet kontroll över vad som var testat, vad som återstod och vilka fel som behövde åtgärdas innan driftsättning. Mot slutet av projektet sattes även en integration upp så att felrapporter som skapades i Reqtest automatiskt genererade en ticket i Jira för att kunna följas upp där.

Lyckad driftsättning och proaktiv förvaltning

Tack vare de tydliga processerna och det strukturerade arbetssättet gick pilotdepån live enligt tidsplan.

– Vi ville ha en så sömlös övergång som möjligt till det nya systemet med minimal påverkan på verksamheten, och det lyckades vi med, säger Jenny

Utöver en lyckad driftsättning ville Jenny säkerställa en smidig övergång till förvaltningen. Redan under projektet markerade hon testfall för kritiska verksamhetsprocesser som sedan kunde återanvändas vid de månatliga uppgraderingarna.

– Jag ville tänka i ett längre perspektiv, inte bara fokusera på att produktionsätta systemet. Systemet slutar ju inte utvecklas bara för att man går live; det kommer förändringar och uppgraderingar som man behöver kunna hantera, säger Jenny.

Resultatet: Mindre administration, mer tid för testning

Med piloten i hamn stod det klart att arbetssättet höll. Övergången från Word-dokument och Excel-filer till ett gemensamt systemstöd frigjorde tid som tidigare gick till administration.

– Det har varit en jättestor hjälp att ha ett systemstöd för vår testning i stället för att labba runt med Word- eller Excel-dokument. Vi har kunnat ägna mer tid åt sådant som faktiskt är värdeskapande, det vill säga testning, säger Jenny.

Rapportfunktionaliteten i Reqtest gav också en tydligt ökad trygghet i projektet. Jenny kunde snabbt visa styrgruppen hur långt testningen kommit, hur många fel som fanns och vilken testtäckning kraven hade.

– Det skapade en stor trygghet, inte bara hos mig utan även hos andra intressenter. Att kunna ge en ögonblicksbild av hur man låg till var väldigt uppskattat, säger Jenny.

Kortare startsträcka i nya projekt

Strukturen som Jenny byggde upp i EAM-projektet visade sig ha värde långt bortom det enskilda projektet. När ett nytt initiativ startades inom Keolis kunde hon återanvända grundstrukturen från Reqtest och på bara några timmar ha ett nytt projekt redo med teststruktur och mallar.

– Jag upplevde det som otroligt lätt att skapa upp ett projekt och på bara några timmar sätta upp en struktur, avslutar Jenny.

Det som började som en pilot i en enda depå har blivit ett gemensamt sätt att arbeta. Ett ramverk som Keolis nu tar med sig in i varje nytt projekt.