Nytt direktiv ställer krav på förvaltningarna

Kungsbacka är en stor kommun med över 6 300 anställda och 15-20 IT-projekt som pågår löpande. Under 2022 kom ett nytt digitaliseringsdirektiv som innebar att Kungsbackas förvaltningar ska bygga egen förmåga till innovation och digital transformation. För att lyckas har de hjälp från den centrala digitaliseringsenheten där Marie Stenbom jobbar som IT-projektledare.

– Kommunen är uppdelad i nio förvaltningar med egna politiska styren. Vårt mål är att respektive förvaltning ska kunna driva och kvalitetssäkra sina egna IT-projekt. Men alla kommer inte att kunna ha en egen IT-projektledare eller testledare till exempel. Därför behöver vi stärka kompetensen internt och jobba mer standardiserat, säger Marie.

Tidskrävande och rörigt arbetssätt

Kommunens IT-projekt har tidigare drivits centralt av digitaliseringsenheten, som under åren har tagit fram en projektmetodik, metodikstöd och mallar. Krav- och testhanteringen skedde däremot fortfarande manuellt i Excel, vilket var tidskrävande och ledde till dubbelarbete. När förvaltningarna nu ska äga IT-projekten själva, uppstod frågan om hur de skulle göra det effektivt och samtidigt upprätthålla en hög kvalitet.

– Det blir lätt rörigt och ineffektivt när alla jobbar på sitt sätt med kvalitetssäkring. Dessutom krävde vårt tidigare arbetssätt att personen som jobbar med test redan har kompetens. Vi saknade ett verktyg där vi kunde samla all information och jobba standardiserat, säger Marie.

Tog in Reqtest för att få ordning och reda

För att hjälpa förvaltningarna att arbeta mer enhetligt och öka kompetensen inom kvalitetssäkring, beslutade Kungsbacka att införa Reqtest som ett centralt verktyg för kravhantering och testning.

– Vi kände att vi behövde ett enkelt verktyg där man dels kan komma igång snabbt med test, men som också ger oss möjlighet att jobba professionellt och strukturerat med kvalitetssäkring i hela kommunen, säger Marie.

För att testa det nya arbetssättet i Reqtest valde man ut ett första pilotprojekt; införandet av ett verksamhetssystem för Kompetenscentrum. Marie beskriver hur digitaliseringsenheten arbetade systematiskt för att stötta förvaltningen:

– Vi började med att sätta upp ett mallprojekt i Reqtest utifrån tidigare erfarenheter och skapade sedan ett specifikt projekt för pilotprojektet, anpassat efter dess behov. Därefter importerade vi kravspecifikationerna från avtalet och kopplade dem till testfall, med utgångspunkten att varje krav skulle ha minst ett testfall. Testledaren planerade testerna och ska även genomföra samt följa upp felrapporter och omtester.

Kortare startsträcka trots oerfaren personal

Kvalitetssäkringen av det nya systemet på Kompetenscentrum är nu i full gång. Enligt Marie är en av de största framgångarna hittills i pilotprojektet hur snabbt och smidigt testteamet kunde komma igång.

– Trots att projektet hade en helt oerfaren testledare och 15 testare från verksamheten, har arbetet flutit på smidigt. Vi hade en uppstartsutbildning på 1,5 timmar, och efter det har de varit självgående. Eftersom verktyget är i princip självförklarande så har det bara kommit några enstaka frågor, berättar Marie.

Marie lyfter även fram hur Reqtest har underlättat samordningen mellan krav och tester, vilket har bidragit till att säkerställa kvaliteten i projektet. Genom att identifiera problem tidigt har man kunnat hantera dem innan de påverkat tidsplanen eller kostnaden.

– Att ha en samordnad process i Reqtest gör att vi får en tydlig överblick och kan identifiera allvarliga problem i tid. Det hade varit nästintill omöjligt om vi fortsatt att skicka Excel-filer fram och tillbaka, säger Marie.

Återanvända i förvaltning och skala upp till fler projekt

När systemet så småningom går live är planen att fortsätta använda Reqtest i systemförvaltningen. Allt arbete med testfall, resultat och felrapporter kommer att kunna återanvändas. Det gör att verksamheten får en smidig övergång från projektet och kommer kunna upprätthålla kvaliteten i systemet över tid.

Efter de positiva resultaten från pilotprojektet är nästa steg att använda Reqtest i fler projekt och förvaltningsobjekt. Målet är att skapa en enhetlig och effektiv arbetsprocess i hela kommunen.

– När vi får in Reqtest i fler projekt är jag övertygad om att vi kommer att se ännu större nytta. Därför vill vi nu testa Reqtest på bredare front för att se hur det kan hjälpa oss att standardisera våra processer och förbättra våra resultat ytterligare, avslutar Marie.