Lantmännens digitalisering

Lantmännen är Skandinaviens ledande aktör inom lantbruk, maskin, bioenergi och livsmedel med närmare 10 000 anställda och 40 miljarder i omsättning. Som ett led i kooperativets digitaliseringsprocess implementerades nyligen ett nytt affärssystem på bolagets raffinaderi för etanoltillverkning. Det var ett komplicerat projekt som innebar en mängd integrationer och anpassningar, dessutom mitt under en pågående pandemi.

Byte av ”hjärta och lungor”

För att lyckas med sin digitala transformation tar de hjälp av kunskapsbolaget Elvenite. Där jobbar Erik Karlström som agerade både projektledare och testledare under systeminförandet.

– Vi brukar likna att implementera ett nytt affärssystem med att göra ett hjärt- och lungbyte på en organisation. Man går in – ändrar och anpassar – i kritiska affärsprocesser och ställer om till nytt systemstöd. Det är komplicerade processer och ofta ett stort dilemma för en projektledare att nå budget, tidplan och kvalitet. Två tredjedelar av alla ERP-projekt drar över budget och tidplan, säger Erik Karlström.

Sparade tid i projektet – trots omfattande testfas

För att kvalitetssäkra lösningen genomfördes en två månader lång testfas, med över 40 testare från hela verksamheten. Totalt skulle 1500 acceptanstester genomföras i en mängd olika kombinationer. En uppgift som hanterades effektivt med hjälp av Reqtest, men som hade varit omöjlig i Excel.

– Vi använde Reqtest för att få översikt och spårbarhet under testperioderna. Att slippa uppdatera progressen i Excel, leta efter information i olika filer och mejla varandra gav en stor tidsbesparing. Lågt räknat sparade vi in tid motsvarande två heltidstjänster i bara overheadkostnader under testfasen, säger Erik.

Reqtest, som han nämner, har avancerad funktionalitet för att skapa, planera, delegera, exekvera och följa upp tester, vilket säkerställer att alla aspekter av systemet testas noggrant.

– Det viktigaste i projektet var kvalitet. Ska du vara trygg som IT-chef eller VD att kvalitén håller, så behöver du ett verktyg som bevisar det. Nu har vi all information dokumenterat i ett sökbart system och kan visa vad på som testats, hur och när, säger han.

På Lantmännen har man använt Reqtest sedan 2015 i en mängd olika projekt. Anton Knudsen som är Platform Architect på bolaget, menar att det är kombinationen av verktygets översikt och den detaljerade nivån som gör den stora skillnaden i ett projekt av den här storleken.

– Du har en övergripande hierarki av testerna som går hela vägen ner till en detaljerad beskrivning. Det gör det enkelt för både testarna att veta vad som ska göras, och för mig att följa upp vad som faktiskt har gjorts, säger Anton.

Visade progressen med rapportmodulen

För att klara tidplanen hölls veckovisa möten där projektets delrapporter presenterades och godkändes. Med hjälp av rapportfunktionaliteten i Reqtest kunde Elvenite enkelt visualisera progressen för Lantmännens styrgrupp.

– Vi använde informationen från Reqtest i delrapporter för att få signoff på delar i projektet. Jag kunde bygga upp egna grafer och få koll på läget i projektet på några minuter, berättar Erik Karlström.

Dessutom kunde de detaljerade instruktionerna från testfallen återanvändas för att utbilda användarna i affärssystemet. Något som sparade tid under både utbildningsfasen och när nya medarbetare behöver läras upp i systemet.

– Jag tyckte själv att det var enkelt att använda Reqtest och att utbilda alla verksamhetspersoner. Det är ju en intuitiv molntjänst, så inga installationer eller tekniker behövs. Jag fick väldigt få frågor om hur systemet funkar för det är så att säga självförklarande, säger Erik.

Återanvänder strukturen i kommande projekt

Lantmännen har en spännande tid framför sig med många kommande projekt. Anton Knudsen berättar att bland annat två bolag ska slås ihop, nya fabriker öppnas och det befintliga affärssystemet kommer uppgraderas till en cloud-version.

– Reqtest kommer vara en viktig del i alla projekten och inte minst i förvaltningen. När vårt affärssystem går över till cloud kommer ny funktionalitet behöva testas i princip varje månad. Då är det av yttersta vikt att vi har en bra testsvit som vi kan återanvända, säger Anton.

Även Erik Karlström och hans kollegor på Elvenite ser flera fördelar med att fortsätta använda Reqtest i de kommande projekten.

– Plattformen möjliggör många skaleffekter. Vi konkurrerar om tid och pengar. Kan vi göra testfasen 400 timmar mer effektiv än våra konkurrenters för att vi har ett jättebra testsystem, stödjer det sannolikt att vi vinner nya affärer och att våra kunder blir nöjda. Det är en anledning till att vi standardiserar vilka verktyg vi använder, där Reqtest är ett sådant, avslutar Erik.