Presto är en av Europas ledande aktörer inom brandskydd och första hjälpen. På bara några år har bolaget växt från cirka 600 till över 2200 anställda i sju-åtta länder. Samtidigt har man gått från att hantera alla IT-projekt externt, till att bygga upp en intern IT-avdelning med 27 personer.

– Prestos tillväxt har varit enorm och resan har bara börjat. Därför har vi lagt stor kraft på att bygga upp egna processer, metoder och verktyg som gör att vi kan driva IT-projekt på ett strukturerat och hållbart sätt, berättar Karol Sher, IT-projektledare på Presto.

Verksamheten involverades tidigt

I takt med bolagets expansion behövde även verksamhetens ryggrad, Field Service Management-systemet (FSM), bytas ut. Systemet fungerar som ett nav för alla tekniker där arbetet planeras, uppdrag genomförs och dokumentation samlas.

För att säkerställa att projektet blev framgångsrikt insåg man vikten av att involvera nyckelpersoner från verksamheten i såväl val av system som själva implementationen. Krav samlades in tillsammans med tekniker, adminpersonal, systemförvaltare och andra nyckelroller.

– I slutändan är det ju de som ska sitta med systemet varje dag. Vi försökte täcka alla perspektiv och samla in så mycket input som möjligt. Mycket tid lades på att prata om att det här är en långsiktig investering. Det är lätt att fastna i dagens problem, men vi behövde lyfta blicken, berättar Karol.

Stegvis utrullning – en nyckelfaktor

Det stod tidigt klart att ett så omfattande systembyte behövde ske successivt, inte med en ”big bang”. Presto valde ut en avgränsad region med en grupp på omkring 50 användare för pilotprojektet. På så sätt kunde man fånga upp tidiga utmaningar, dra lärdomar och göra förbättringar innan systemet rullades ut till fler regioner och länder.

– Genom en kontrollerad uppskalning kan vi testa funktionerna i verkligheten, fånga upp barnsjukdomar och göra förbättringar innan vi rullar ut systemet bredare, säger Karol.

Tog kontroll i pilotprojektet

En nyckelfaktor för att behålla kontrollen i pilotprojektet och dra lärdomar till kommande utrullning var att använda Reqtest under implementationen. Verksamhetens krav lästes in och organiserades i verktyget innan testningen drog i gång, vilket gav projektgruppen en tydlig överblick över vad som skulle testas och varför.

– Vi kategoriserade alla krav och tester i Reqtest utifrån om de till exempel var funktionella, kopplade till integrationer eller vilket område de tillhörde, berättar Karol.

Testningen genomfördes därefter i sprintar med 15–20 personer från verksamheten. För varje funktion som levererades gick man tillbaka till kraven i Reqtest och kontrollerade om systemet uppfyller det som definierats.

– Reqtest gav oss en spårbarhet vi inte haft tidigare. Vi kunde följa varje krav från början till slut, vilket gjorde det mycket enklare att ta beslut längs vägen, säger Karol.

För att minska dubbelarbete och säkerställa att verksamheten var med i förändringsresan insåg Karol att han kunde kombinera test och utbildning i Reqtest. Istället för att mejla powerpoints till användarna eller nyttja en separat plattform importerade han utbildningsmaterialet i Reqtest och skapade testfall.

– Vi ville göra det enkelt för testarna. De ska lägga tiden på att testa, inte på administration i olika system. Resultatet blev att testarna både lärde sig systemet och genomförde formella tester samtidigt, säger Karol.

Ett strukturkapital som sparar tid

Efter en framgångsrik pilot är nästa steg att säkerställa en hållbar förvaltning samt att rulla ut systemet till fler regioner och länder. Eftersom strukturkapitalet med alla krav, tester och förbättringar finns samlat i Reqtest sparar Presto tid när införandet nu går in i fas två.

– Det blir som ett facit. Reqtest hjälper oss att ha ordning och reda både i nästa projekt och i förvaltningen efter införandet. Vi kan alltid gå tillbaka till verktyget och se hur vi jobbade, vad som fungerade och vad som behöver rättas, avslutar Karol.