“Alla jobbar på sitt sätt”

Region Uppsala står inför flera utmaningar när det kommer till att säkerställa hög kvalitet i sina IT-projekt. Verksamheten som tillsammans med IT-avdelningen ansvarar för att driva IT-projekten har, liksom alla regioner, begränsad tid utöver sina huvudsakliga arbetsuppgifter. Därtill saknas kompetens inom kvalitetssäkring och ett gemensamt arbetssätt. Sara Johansson som jobbar som Objektledare IT och Testledare på Akademiska sjukhuset förklarar:

– Historiskt har vi på IT kommit in alldeles för sent i projektet och sällan fått en kravspecifikation att utgå från. Verksamheten har använt Excel och alla jobbar på sitt sätt. Eftersom resurser ofta byts ut under projektets gång blir det både rörigt och ineffektivt. Då är det lätt hänt att man tappar kontrollen över kvaliteten och leverantören får för mycket inflytande. I slutändan blir IT-projekten onödigt dyra och systemen fungerar inte som verksamheten har tänkt sig.

Beslut om att börja med ett pilotprojekt

När ett nytt labbsystem skulle införas på Akademiska sjukhuset insåg projektteamet, som Sara är en del av, behovet av ett gemensamt arbetssätt som skulle underlätta för verksamheten och öka kvaliteten i IT-projekten. Frågan lyftes upp till ledningsnivå där man tog ett beslut om att labbsystemet skulle bli ett pilotprojekt för att sätta en struktur gällande krav och testarbetet. När grunden är på plats är planen att mallen och erfarenheterna kan användas i flera projekt inom regionen.

– Vi kör en trestegsraket med ett första införandeprojekt på Akademiska Labb, därefter vill vi få in arbetssättet i Akademiska Sjukhuset och slutligen i Region Uppsala. Vårt mål är att det ska finnas en dokumenterad och användbar grund för krav och test så att vi kan minska personberoendet och öka kontrollen internt över våra införande- och förvaltningsprojekt.

För att bygga upp ett strukturkapital och behålla kunskapen i organisationen behövs även ett centralt verktyg. För Sara var det en självklarhet att Reqtest, som använts inom regionen för test i över 10 år, skulle användas för såväl pilotprojektet som för framtida införanden.

– I Reqtest får jag som testledare en tydlig överblick över kraven och vad som ska testas, samtidigt som det är enkelt för verksamheten att utföra testerna. Dessutom är det enkelt att standardisera arbetet. En grupp på IT-avdelningen har exempelvis arbetat med en generell mall för IT krav som ska användas vid alla upphandlingar. Genom att få in mallen i ett Reqtest kan vi enkelt klona den till pilotprojektet och jobba vidare med kraven.

Tydlig struktur ger ökad kontroll

Labbsystemet, som upphandlades klart under 2024, är nu mitt i implementeringen. Startsträckan har varit lång, på grund av bland annat mängden konfigurationer och en omfattande kravspecifikation, men detta kommer man att tjäna på i längden.

–  I nästa projekt kommer det gå fortare. Det tar tid när man ska göra allt rätt för första gången, och det måste det få göra. Nu har vi involverat rätt resurser från start; en projektledare, teknisk projektledare, kravanalytiker, testledare och nyckelpersoner från verksamheten. Vi såg till att kravspecifikationen hade en hög kvalitet och att kraven som skrevs var testbara. Här skrev vi först en för omfattande kravstruktur, så där fick vi skala ner och börja med det grundläggande.

För Sara är strukturen och kontrollen som hon får över kraven och testerna i Reqtest ovärderliga. Inte minst när det kommer till att ta fram beslutsunderlag till en styrgrupp.

– Vi har begränsade resurser och verksamhetens arbetsuppgifter går alltid först. Därför behöver vi kunna ta beslut på rätt grunder och prioritera vad som ska göras i projektet.

Förvaltning och kommande projekt

Nästa steg i projektet är att installera grundkonfigurationen av systemet. Därefter väntar integrationer och att komma i gång med test och utbildning. När systemet går live kommer kraven och testerna i Reqtest kunna återanvändas i förvaltningen för att löpande få kontroll över kommande förändringar i systemet.

–  Fokus just nu är på pilotprojektet och att labbsystemet ska bli så bra som möjligt. Sen i förvaltningen kommer det att bli enkelt att jobba med kraven och kvalitativa tester eftersom en stor del av arbetet redan är gjort.