Vätterhems systembyte: “Utan Reqtest hade vi missat krav och suttit fast med buggar”
När fastighetsbolaget Vätterhem skulle byta ut sitt fastighetssystem till Vitec ville man att kvalitetssäkring skulle genomsyra hela projektet. Halvvägs in blev det dock tydligt att det krävdes ett bättre stödverktyg än Excel för att validera de 200 kraven. Med hjälp av Reqtest skapades en process som gav styrning åt projektet och blev helt avgörande för att hålla budget och tidsplan.
Ville ta kontroll över systeminförandet
Vätterhem är ett kommunalt fastighetsbolag i Jönköpings kommun. Bolaget omsätter 800 miljoner och har ungefär 200 anställda. Av dessa arbetar 180 medarbetare dagligen i företagets fastighetssystem som är hjärtat i organisationen. När det gamla fastighetssystemet nått end of life var det dags att implementera ett nytt. Eftersom systemet är så pass viktigt för verksamheten ville Vätterhem säkerställa att man hade kontroll över projektet hela vägen från ax till limpa. Erfarenheten från tidigare projekt var att man tillsatt för få resurser internt och att man brustit i uppföljningen.
– Vi är duktiga på att driva byggprojekt, men inte lika bra på systembyten. Historiskt har IT-avdelningen drivit projekten utifrån verksamhetens behov, men sedan har vi lämnat över mycket ansvar till leverantören. Många gånger har vi börjat i en ände, sett vart det lett och sedan missat att följa upp systemkraven, säger Vätterhems IT-chef Johan Hageltorn.
Saknade överblick, trots bra processer
När systemprojektet startades upp våren 2023 ville man arbeta annorlunda. Vätterhem började med ett gediget förarbete där man genomlyste huvudprocesser och arbetsmoment. Arbetet kokades ner till 205 krav, som lades in i Excel. Parallellt upphandlades en systemleverantör och hösten 2023 startade arbetet med en dedikerad projektledare, en projektgrupp och 20 personer som skulle testa systemet och säkerställa processerna.
– Här insåg vi rätt snabbt att mängden krav, tester och testpersoner skulle göra situationen helt ohållbar att administrera. Vi skulle tappa kontrollen i Excel. Det var också i princip omöjligt att följa upp och få en ögonblicksbild över hur arbetet gick, berättar Johan.
Tydligare styrning och enkelt att testa med Reqtest
Maria Holgersson har varit IT-projektledare för implementationen. Hon tog in Reqtest eftersom hon insåg att Vätterhem behövde ett verktyg som stöttade deras nya processer och metoder. Med hjälp av verktyget fick de kontroll över sina acceptanstester och kunde verifiera att systemkraven var uppfyllda.
– Den viktigaste hjälpen vi fått med hjälp av Reqtest är kontroll av framstegen i projektet och var vi avvek, det har verkligen hjälpt oss i styrningen. För när vi tydligt kunde se testfallen och testkörningarna blev det klarare var vi fastnade och var testarna behövde lägga sitt fokus för att nå tidsplanen. På så sätt har vi prioriterat vår tid mycket bättre i projektet, säger Maria.
Maria lyfter även fram funktionen EasyTest som en viktig ingrediens för att Vätterhem lyckades så väl i testfasen. EasyTest är en avskalad testfunktion för acceptanstester som ingår i Reqtest.
– EasyTest var superenkelt att lära ut, vi hade en kort genomgång där jag visade testarna från verksamheten hur man gjorde och sedan satte de igång. Det krävdes väldigt lite förkunskaper för att testa vilket gjorde att vi fick många som kunde delta.
Bättre samarbete med leverantören
Ett annat mål som Vätterhem hade var ett bättre samarbete med sin systemleverantör. Att skapa samsyn gällande tidplan, aktiviteter och tillvägagångssätt.
– Med Reqtest har vi kunnat exportera olika data för att bolla med leverantören. Vi har kunnat visa progress på hur testningen fortlöper och vilka krav som är godkända, respektive inte. Det hade vi inte kunnat åstadkomma på ett annat sätt, menar Johan.
Internt blev verktygsstödet en framgång. Det bidrog även till känslan av att projektet var en gemensam insats, med stark involvering från verksamheten.
– Det har stärkt hela bolaget att många varit med och acceptanstestat i Reqtest. De lärde sig det nya systemet redan innan utbildningarna och blev starka ambassadörer för det nya efter testerna, berättar Johan.
Höll tidsplan och budget
Införandet av fastighetssystemet hade en tajt tidsplan, strax över 6 månader och man lyckades gå i mål i tid. Även budgeten hölls med några få tillägg och systembytet skedde utan större påverkan på hyresgästerna och sökande.
– Utan Reqtest hade vi inte kunnat kvalitetssäkra på ett bra sätt. Vi hade missat krav och även suttit fast med rena fel och buggar, det är jag övertygad om, säger Johan.
Fortsatt arbete i förvaltning
Fastighetssystemet är nu live och även om implementationsfasen är klar så fortsätter arbetet. Här ser Vätterhem stora fördelar med att fortsätta använda Reqtest för utmaningarna som ligger framåt.
– Målet är att jobba strukturerat med regressionstester vid nya releaser från leverantören, och då kommer Reqtest att passa bra med sina testsviter. Även mindre kommande förbättringsprojekt där krav och testning förekommer planerar vi att hantera i verktyget för kvalitetssäkring, berättar Maria Holgersson.
Johan är nöjd över valet av Reqtest och på frågan om han önskar att han gjort något annorlunda i projektet svarar han:
– Börjat använda Reqtest tidigare. Nu tog vi in verktyget inför testfasen, men det hade varit ett fantastiskt verktyg även för processen med kravskrivandet. Att redan där bestämma hur vi skulle testa av kraven hade gjort vår kravspec – och troligen hela projektet – ännu spetsigare, avslutar Johan.
Nyfiken på hur du också kan lyckas med systeminförandet?
Reqtest används av dina branschkollegor inom både allmännyttan och privata bostadsbolag. Boka ett kort möte med vår rådgivare Tobias Jansson för att få tips på hur ni kan kvalitetssäkra projektet och säkerställa att verksamheten kan hantera systemet i förvaltningen.
Andra bostadsbolag som lyckas med Reqtest
Fler nyheter och artiklar
4 tips som fick Vätterhem att lyckas
1. Gör ett bra förarbete
Börja i tid, säkra resurser och förankra. Se kravspecifikation och test som en viktig sak inför projektet, det har man igen hela vägen.
2. Få med ledning och verksamhet
Vätterhem hade en stark involvering och buyin från ledningen. Personal från verksamheterna spelade en aktiv roll i projektgruppen och man tog in vikarier för att täcka upp. Projektgruppen skapade även ett eget war-room där man arbetade tillsammans varje dag vilket gjorde arbetet effektivt med snabba beslut.
3. Nyttja stödverktyg
Använd ett verktyg som hjälper dig få överblick och styrning. Reqtest kan ni konfigurera så att det passar er. Det finns bra möjligheter att ta bort och lägga till fält, statusar, information med mera, i flera olika delar av verktyget. Då får du bättre kontroll på just det du behöver.
4. Ta med många att testa
Våga bjuda in delar av verksamheten till testerna, med ett enkelt och intuitivt verktyg är det lätt att göra rätt. De blir också bra ambassadörer för det nya systemet. Glöm inte bort att ge en klapp på axeln till de som sliter och kämpar med denna typ av utveckling för företagets bästa!